Politique de protection des données

Préambule

La présente Politique de Protection des Données personnelles permet à tout lecteur de connaître la manière dont le Legal Data Space recueille et partage les données personnelles de ses Utilisateurs, la durée de conservation de celles-ci ainsi que la manière dont elles sont protégées.

Conclue entre l'Utilisateur et la société Legal Data Space, la présente Politique de Protection des Données personnelles a vocation d'informer les Utilisateurs de l'utilisation faite par le Legal Data Space de leurs données personnelles ainsi que les droits dont ils restent investis s'agissant des différents traitements mis en œuvre à leur égard.

Le Legal Data Space intervient donc en qualité de responsable de traitement s'agissant de l'ensemble des traitements effectués à l'occasion de la navigation sur le Site et de l'utilisation de la Plateforme Legal Data Space.

Article 1^er : Objet

La présente Politique de Protection des Données à Caractère Personnel permet de comprendre le contenu du service proposé par le Legal Data Space et les conditions de traitement des données personnelles dans le cadre de la navigation sur le Site et de l'utilisation de la Plateforme Legal Data Space.

L'utilisation des Services est soumise à une collecte préalable de données personnelles (détaillée ci-après) des Utilisateurs par le Legal Data Space.

L'utilisation qui en est faite s'inscrit dans le respect de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la Loi n° 2004-801 du 6 août 2004 et par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 (la « Loi Informatique et Libertés ») ; de la Directive du 12 juillet 2002 modifiée par la Directive 2009/136/CE (la « Directive ePrivacy ») ; du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données personnelles (le « RGPD ») ; du Règlement (UE) 2022/868 du 30 mai 2022 relatif à la gouvernance européenne des données (le « Data Governance Act » ou « DGA ») ; du Règlement (UE) 2023/2854 du 13 décembre 2023 relatif à l'accès aux données et à leur utilisation (le « Data Act »), ainsi que de tout texte national de transposition ou de tout texte ultérieur venant les compléter ou s'y substituer (ci-ensemble la « Règlementation Applicable »).

Le Legal Data Space se réserve le droit de modifier à tout moment cette Politique de Protection des Données personnelles afin de se conformer à toutes évolutions législatives, réglementaires, jurisprudentielles, éditoriales ou techniques.

L'Utilisateur est donc vivement conseillé de se référer à la dernière version en vigueur de la Politique de Protection des Données Personnelles avant toute navigation sur le Site et utilisation de la Plateforme Legal Data Space.

Article 2 : Définitions

• Données à caractère personnel (ou « données personnelles ») : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « personne concernée ») ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
• Finalité : objectif principal de l'utilisation des données personnelles.
• Personne concernée : Utilisateurs et personnes physiques dont les données font l'objet d'une collecte et/ou d'un traitement par le Legal Data Space.
• Plateforme LDS : regroupe sous cette appellation l'application Legal Data Space et Messenger.
• Règlementation Applicable : désigne l'ensemble des dispositions du droit de l'Union européenne et, le cas échéant, du droit national, encadrant la collecte, le traitement, le partage et l'exploitation des données ainsi que le développement et l'utilisation de systèmes d'intelligence artificielle ; comprenant notamment le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD »), le Règlement (UE) 2022/868 du 30 mai 2022 (« Data Governance Act » ou « DGA »), le Règlement (UE) 2023/2854 du 13 décembre 2023 (« Data Act »), le Règlement (UE) 2024/1689 du 13 juin 2024 (« AI Act ») établissant des règles harmonisées concernant l'intelligence artificielle. Ce cadre est entendu comme évolutif et inclut toute réglementation venant le compléter ou le remplacer.
• Site : désigne le site internet accessible à l'adresse www.legaldataspace.eu, ainsi que l'ensemble des pages web, contenus, fonctionnalités et services qui y sont proposés. Le Site constitue notamment un point d'accès aux informations relatives au Legal Data Space ainsi qu'aux services, ressources et dispositifs qui y sont associés.
• Traitement de données : toute opération ou ensemble d'opérations appliqués à des données à caractère personnel, désignant par exemple la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.
• Utilisateur : désigne toute personne physique ou morale accédant au Site, quel que soit le mode d'accès ou la finalité de sa consultation, qu'il s'agisse d'une simple navigation, d'une utilisation des fonctionnalités proposées ou d'un accès à des services associés. L'Utilisateur agit sous sa responsabilité propre et s'engage à respecter les présentes conditions générales d'utilisation ainsi que le Cadre réglementaire applicable.
• Violation de données personnelles : violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d'une autre manière, ou l'accès non autorisé à de telles données.

Article 3 : Obligations

Une première obligation incombant à l'Utilisateur est celle concernant l'exactitude des informations qu'il renseigne. En effet, les informations qu'il soumet au Legal Data Space dans le cadre de la navigation sur le Site et de l'utilisation de la Plateforme Legal Data Space doivent être exactes et complètes. À ce titre, l'Utilisateur a conscience que l'inscription de fausses informations peut entraîner son exclusion permanente de la Plateforme Legal Data Space, notamment dans le cadre d'une usurpation d'identité.

Une deuxième obligation pèse cette fois sur le Legal Data Space et vise à ne pas collecter d'autres données que celles énumérées à l'article 5, ni à transmettre ces données personnelles à d'autres personnes et/ou organismes que ceux mentionnés à l'article 6, et enfin à ne pas conserver ces données au-delà de la durée définie à l'article 7 de la présente Politique de Protection des Données personnelles.

Le Legal Data Space exécute donc ses obligations dans le respect des finalités de la collecte des données personnelles (voir en ce sens les articles 4 et suivants), et du principe de minimisation des données personnelles (article 5.1 c) du RGPD).

Il lui incombe en outre d'alerter sans délai l'Utilisateur ou les personnes concernées en cas de violation, de perte ou de divulgation non autorisée de données personnelles collectées dans le cadre de l'utilisation de l'application Legal Data Space, afin de permettre à ceux-ci de prendre toutes les mesures nécessaires quant à la protection de leurs données et notamment afin d'alerter les autorités compétentes.

D'autre part, le Legal Data Space s'engage à modifier ou supprimer à la demande de l'Utilisateur ou de toute personne concernée, toute donnée personnelle collectée à l'occasion ou aux fins d'exécution desdites prestations.

Article 4 : Bases légales des traitements de données personnelles

Le Legal Data Space se fonde sur différentes bases légales pour le traitement des données personnelles des Utilisateurs. À ce titre, l'Utilisateur dispose de droits particuliers qui diffèrent selon la base légale sur laquelle le Legal Data Space s'appuie.

• Exécution du contrat : le Legal Data Space traite les données personnelles de ses Utilisateurs afin de pouvoir remplir ses obligations dans le cadre de l'exécution du présent contrat. Cela implique la fourniture des Services tels que décrits dans les Conditions Générales d'Utilisation pouvant inclure des fonctionnalités de partage, de mise à disposition, de structuration ou d'exploitation de données juridiques.

Lorsqu'ils relèvent du régime des services d'intermédiation de données, ces services sont fournis dans le respect des exigences du règlement (UE) 2022/868, notamment en ce qui concerne :

• l'absence d'utilisation des données pour le compte propre de l'Opérateur ;
• la neutralité dans la mise en relation des parties ;
• l'indépendance des conditions économiques ;
• la transparence des conditions d'accès et d'utilisation.

• Consentement : le Legal Data Space ne peut traiter les données personnelles des Utilisateurs que dans l'hypothèse où ces derniers y consentent au préalable.
• Intérêt légitime : le Legal Data Space traite les données personnelles dans la mesure où cela est nécessaire pour la poursuite de ses intérêts légitimes, à savoir, fournir un service innovant, personnalisé et sûr.
• Sauvegarde des intérêts vitaux : le Legal Data Space peut être amené à partager des données personnelles vous concernant avec les services de police lorsque les intérêts vitaux d'un Utilisateur nécessitent d'être protégés. Ces intérêts vitaux comprennent la protection de votre vie, de votre santé physique et mentale, de votre bien-être ou de votre intégrité, ainsi que ceux d'autrui et la détection, le signalement et la suppression de contenus illicites.
• Obligation légale : la manière dont vos données personnelles seront traitées dépend des circonstances de l'espèce. Cependant, le Legal Data Space peut être amené à partager des données personnelles avec les services de la justice dans le cadre d'enquêtes judiciaires.

Article 5 : Nature(s) et finalité(s) des données collectées

Dans le cadre du service proposé, le Legal Data Space recueille :

• les données transmises par l'Utilisateur lors de son inscription et qui sont nécessaires à la création de son profil comme l'adresse électronique, le nom et prénom, la fonction (métier), et numéro d'ordre professionnel ;
• les données relatives à l'activité que l'Utilisateur laisse sur les produits et services proposés par le Legal Data Space, notamment les publications et partages de corpus et/ou d'agents dans les marketplaces dédiées ainsi que toutes métadonnées associées à ces contenus ;
• l'identité des « collaborateurs » et « clients » lorsque ceux-ci sont invités par d'autres Utilisateurs ;
• les données relatives aux terminaux de connexion ;
• l'heure et la fréquence des connexions ;
• les consultations des pages Legal Data Space de même que leurs contenus.

Certaines données personnelles (adresse mail, nom, prénom) sont requises pour que l'utilisation de la Plateforme Legal Data Space reste optimale. D'autres sont facultatives mais l'Utilisateur doit avoir conscience que sans ces informations facultatives, la qualité de son expérience sur le Legal Data Space pourrait se voir affectée.

Ces données sont collectées dans le but de :

• exploiter, améliorer et personnaliser les Services proposés par le Legal Data Space ;
• promouvoir la sûreté et la sécurité des produits et services ;
• effectuer des recherches ;
• personnaliser l'expérience de l'Utilisateur.

Les données recueillies servent à mener des actions de communication auprès des Utilisateurs en bénéficiant notamment d'une vaste campagne de « mailing » (emails personnalisés) ou de « retargeting ». La raison de cette collecte intervient donc réellement à titre informatif et pour des raisons marketing interne et/ou de publicités ciblées, personnalisant l'expérience des Utilisateurs.

Article 6 : Les destinataires des données personnelles

Dans cet article, l'Utilisateur a connaissance des destinataires de ses données personnelles conformément aux engagements pris par le Legal Data Space en vertu de la présente Politique de Protection des Données personnelles et des législations en vigueur.

Dans l'article 6.1, il prendra conscience que les données qu'il a saisies pourront être utilisées contre lui afin de défendre les droits et intérêts du Legal Data Space dans l'hypothèse où la société serait assignée en justice ; et dans l'article 6.2, il gardera à l'esprit que des tiers pourront également prendre connaissance, utiliser et exploiter ses données personnelles dans le seul but de fournir le Service proposé dans les articles 3 et 4 de la présente Politique de Protection des Données personnelles.

Enfin cet article présentera les conditions d'extraterritorialité des données personnelles collectées.

6.1 — Données transférées aux autorités et/ou aux organismes publics

Il ne s'agit que des autorités compétentes et des tribunaux à l'occasion d'un litige soumis devant eux pour défendre les droits et intérêts du Legal Data Space.

6.2 — Données accessibles à des tiers

Les données personnelles des Utilisateurs sont partagées avec :

• les annonceurs sur la Plateforme Legal Data Space ;
• les entreprises ou institutions engagées pour commercialiser et distribuer les produits du Legal Data Space ;
• les entreprises engagées pour réaliser des sondages ;
• les entreprises engagées pour développer l'innovation et la technologie des produits et services pensés et conçus par le Legal Data Space.

En aucun cas et sous aucun prétexte ces données ne feront l'objet d'une commercialisation, le partage d'information s'inscrivant dans un objectif légitime d'amélioration de nos services.

Les services proposés par le Legal Data Space peuvent être assurés par des prestataires tiers. Dans ce cas, et afin d'assurer la sécurité, l'intégrité et la confidentialité de vos données personnelles, le Legal Data Space impose à ses sous-traitants l'usage ou la divulgation de vos données personnelles uniquement en application des obligations légales.

Dès lors, les membres du personnel du Legal Data Space ainsi que les tiers autorisés par ces derniers auront accès et pourront utiliser les données personnelles collectées dans le seul but de fournir les services proposés dans les articles 3 et 5 de la présente charte.

En aucun cas, les données personnelles ne seront cédées à d'autres tiers, que ce soit à titre gracieux ou onéreux, sans l'autorisation de l'Utilisateur, à l'exception de la transmission aux ayants droit sur décision de justice des données permettant l'identification de l'Utilisateur.

6.3 — Transferts hors UE

Le Legal Data Space est un réseau social ayant vocation à connecter des internautes du monde entier. En ce sens, le Legal Data Space s'engage à garantir la sécurité de vos données et à respecter les réglementations internationales en matière de protection des données personnelles, chaque fois qu'un transfert hors UE est effectué.

Les données détenues et transférées par le Legal Data Space sont stockées et traitées dans les lieux où nous disposons de data centers sécurisés et dans les pays où les produits du Legal Data Space sont disponibles.

Le Legal Data Space s'engage à n'effectuer aucun transfert de données personnelles en dehors du territoire de l'Union européenne ou vers des pays tiers n'offrant pas un niveau de protection suffisant et adéquat au sens des autorités de contrôle ou vers un sous-traitant autorisé par l'Utilisateur et signataire des clauses contractuelles types édictées par les autorités européennes.

Article 7 : Durée de conservation des données

Le Legal Data Space conserve vos données aussi longtemps que nécessaire pour fournir une fonctionnalité qualitative et aussi longtemps que votre compte est actif.

En ce sens, les données personnelles de l'Utilisateur sont conservées pendant 3 ans après son inscription à la Plateforme Legal Data Space conformément à la législation mondiale en vigueur.

L'Utilisateur pourra demander à tout moment à ce que ses données personnelles soient supprimées de la base de données du Legal Data Space au cours de ce délai de rétention de 3 ans.

Cette demande sera généralement acceptée, à moins de satisfaire aux intérêts du Legal Data Space, y compris, sans s'y limiter, pour faire valoir ses droits ou pour se défendre contre des poursuites en justice.

Dans le cas où vous souhaiteriez supprimer vos données personnelles, vous pouvez :

• utiliser les boutons « Supprimer » afin d'effacer des informations spécifiques ;
• supprimer définitivement votre compte.

Article 8 : Les droits de l'Utilisateur

Conformément à la réglementation relative aux données personnelles, et en addition à ce qui vient d'être précédemment énoncé, l'Utilisateur jouit et dispose des droits suivants :

• droit d'accéder à ses données et d'en obtenir une copie ;
• droit de retirer son consentement à tout moment ;
• droit de rectifier ses données (si celles-ci sont inexactes) ;
• droit à la portabilité de ses données (aussi dénommé « droit à la réversibilité ») ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit à l'effacement ;
• droit de définir le sort de ses données post mortem.

Pour exercer ces droits, il est loisible à tout Utilisateur, quel que soit le traitement concerné, de contacter le Délégué à la Protection des Données du Legal Data Space :

• soit par courrier à SAS LEGAL DATA SPACE, 282 Rue des Pyrénées, 75020 PARIS ;
• soit en lui écrivant à l'adresse mail suivante : dpo@legaldataspace.eu.

En cas d'insatisfaction, vous disposez également du droit de saisir la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) :

• à l'adresse suivante : CNIL — 3 Place de Fontenoy — TSA 80715 — 75334 Paris CEDEX 07 B / Tél : 01 53 73 22 22 ;
• ou sur son site internet : cnil.fr/professionnel.

Article 9 : Sécurité

Conformément à la Règlementation Applicable et aux obligations qui lui incombent (figurant à l'article 3), le Legal Data Space traite les données personnelles de ses Utilisateurs de la meilleure manière possible, afin de garantir leur sécurité, leur intégrité mais également leur confidentialité.

En particulier, le Legal Data Space met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles collectées et traitées, notamment en empêchant leur déformation, leur endommagement ou leur divulgation à des tiers non autorisés (non cités dans l'article 6.2) ; en assurant par ailleurs un niveau de sécurité adapté aux risques liés au traitement et à la nature des données personnelles à protéger, eu égard au niveau technologique et au coût de mise en œuvre.

Ces mesures peuvent notamment comprendre un accès limité aux données par le personnel des services habilités à y accéder en raison de leurs fonctions, des garanties contractuelles en cas de recours à un prestataire externe, des études d'impact sur la vie privée, des examens réguliers de nos pratiques et politiques de respect de la vie privée et/ou des mesures de sécurité physiques et/ou logiques (accès sécurisé, procédé d'authentification, copies de sauvegarde, logiciel antivirus, pare-feu, etc.).

Néanmoins, le Legal Data Space ne peut garantir la confidentialité des données personnelles rendues publiques par l'Utilisateur. Sa responsabilité ne saurait de fait être engagée sur ce fondement.

D'autre part, le Site ou la Plateforme Legal Data Space est susceptible d'inclure des liens renvoyant vers des sites Internet ou des sources externes. Par la présente Politique de Protection des Données personnelles et cette mention précise, l'Utilisateur a conscience que celle-ci n'a que pour objet précis de s'appliquer pour les Services et l'utilisation du Site ou de la Plateforme LDS. Elle ne saurait trouver vocation à couvrir les données collectées et/ou traitées sur ces sites ou sur ces sources externes.

En conséquence, la responsabilité du Legal Data Space ne saurait être engagée par les pratiques de ces sites ou de ces sources externes qui leur sont propres et qui sont régies, en matière de collecte et de traitement de données personnelles, par leurs propres politiques de données personnelles.

Article 10 : Contact

Il sera loisible à tout Utilisateur désireux d'adresser une quelconque question, réclamation ou demande d'exercice des droits relative à la collecte et/ou au traitement de ses données personnelles, en contactant le Legal Data Space :

• soit par courrier à SAS LEGAL DATA SPACE, 282 Rue des Pyrénées, 75020 PARIS ;
• soit en lui écrivant à l'adresse mail suivante : dpo@legaldataspace.eu.

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